PC an, Browser oder App auf, und schon kann es losgehen! So denken viele, wenn sie in ein Videotelefonat gehen. Damit das virtuelle Meeting jedoch störungsfrei verläuft, gilt es einige Dinge zu beachten.

Neben einem Ort, der nicht durch Nebengeräusche, ablenkende Bilder oder Situationen den Eindruck vermittelt, das Ganze sei Ihnen nicht so wichtig, ist es unerlässlich auch die Software zu kennen, die verwendet wird. Werden zudem noch die folgenden vier Aspekte des digitalen Treffens berücksichtigt, steht einem erfolgreichen Gespräch nichts mehr im Wege:

1. Sehen
Um unangenehme oder verwirrende Situationen zu vermeiden, lohnt es sich, vor dem Videotelefonat die Vorschaufunktionen zu testen. Wie wird diese aktiviert und wieder ausgeschaltet? Mit diesem Wissen können Sie den Zeitpunkt des Gesprächsbeginns selbst bestimmen. Für einen guten Eindruck sollte sich Ihr äußeres Erscheinungsbild möglichst nicht von dem im Büro unterscheiden.

2. Hören
Auch hier gilt: Machen Sie sich mit den entsprechenden Funktionen vorab vertraut und prüfen Sie Kopfhörer und Mikrofon bevor es losgeht. Bei mehreren Teilnehmer*innen verbessert sich die Akustik durch das Ausschalten der Mikrofone, da der Sprechende nicht über die fremden Kanäle zu hören ist. Störgeräusche im Raum sind zu vermeiden und Nebenkommunikationen wie Handytelefonate möglichst anzukündigen.

3. Arbeitssituation
Sollte Ihre Arbeitssituation dennoch Störungen im Hinblick auf Bild und Ton verursachen können, so informieren Sie alle Teilnehmer*innen vorab darüber und kündigen sie es zu Beginn des Telefonats noch einmal an.

4. Bildschirm
Die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm mit den Gesprächspartner*innen zu teilen ist eine praktische wie oftmals notwendige Funktion. Auch hier gilt: Machen Sie sich vorab mit allen Funktionen des Bildschirmteilens vertraut und sorgen Sie dafür, dass die Einblicke, die Sie den Teilnehmer*innen gewähren, für alle vertretbar sind. Als Hintergrundbild können Sie ein Motiv der Corporate Identity der Firma wählen oder einfach das des Betriebssystems.