In Zeiten von Corona müssen Unternehmen neue Prozesse etablieren. Meetings müssen neu aufgesetzt und digital abgehalten werden. Wer Meetings auf digital umstellt, sollte einige Regeln beachten, damit der Video-Call mit Kunden, Kollegen und Dienstleistern klappt.

Wichtig ist, sich bewusst zu machen, dass ein digital durchgeführtes Meeting, aufwendiger ist als Meetings vor Ort und daher noch sorgfältiger geplant und umgesetzt werden müssen. Zu den herkömmlichen Regeln für Meetings, Konferenzen und Workshops kommt die Technik dazu – zumal eine digital stattfindende Kommunikation erhöhtes Konfliktpotenzial birgt.

  1. Video statt Telefon
    Versuchen Sie, wenn technisch möglich eine Videokonferenz statt einer Telefonkonferenz aufzusetzen. Das hat den Vorteil, dass sich alle sehen können, dadurch konzentrierter bei der Sache sind und jeder die Stimme eines jeden besser zuordnen kann. Wenn Sie eine Telefonkonferenz mit mehr als vier Teilnehmern führen und es zu einem Gespräch oder eine Diskussion kommt, sagen Sie Ihren Namen an, bevor Sie etwas sagen. Das macht es sowohl im Meeting, als auch für denjenigen, der das Protokoll führt, leichter.
    Tools für Video-Meetings &-konferenzen sind bspw.: Zoom, Skype, Google Hangout.
  2. Mute-Taste
    Wenn Sie sich in einer Telefon- oder Videokonferenz mit mehr als 3 Teilnehmern befinden, nutzen Sie die Mute-Taste, wenn Sie gerade nicht sprechen, um Störgeräusche zu vermeiden. Essen und trinken Sie, wenn möglich nicht währenddessen, denn auch wenn Sie zu Hause sind und man Sie nicht sieht, wenn Sie den Mund voll haben, wenn Sie etwas sagen wollen, ist das nicht von Vorteil.
  3. Protokoll führen
    Sorgen Sie gerade bei Video- und Telefonkonferenzen dafür, dass jemand ein Protokoll führt und dieses im Nachgang verschickt wird, eventuell hat jemand etwas aufgrund von technischen Störungen nicht mitbekommen. So sind anschließend alle auf dem gleichen Stand
  4. Netiquette einhalten
    Gerade bei digitalen Meetings lassen sich Einwürfe und Zwischenkommentare oft nicht richtig einordnen und können zu Verwirrung oder gar zum Konflikt führen.

Daher ist das Ausreden lassen von anderen Teilnehmern hier ein noch sensibleres Thema als bei Meetings vor Ort. Bevor man in die Gegenposition wechselt, empfiehlt es sich, noch mal konkret nachzufragen, um den Konflikt zu vermeiden, dies kann bspw. so gelingen: „Ich habe deine Position so verstanden, dass … – liege ich damit richtig….“. Haben Sie Verständnis, dass die aktuelle Situation für alle nicht leicht ist und seien Sie nachsichtig. Empathie ist bei digitaler Kommunikation besonders wichtig.