Agiles Arbeiten – ein Leitfaden

Wenn man sich die technische Entwicklung der letzten 20 Jahre und die damit verbundenen Änderungen in unserem Arbeitsalltag ansieht, dann ist es verwunderlich, wie wenig sich die organisatorischen und hierarchischen Strukturen der meisten Unternehmen verändert haben. In vielen Unternehmen ist die Struktur immer noch dieselbe, wie zu Zeiten von Stenoblock, Fernschreiber und Schreibmaschine.

Um aber mit immer kürzeren Innovations- und Produktzyklen mithalten zu können, müssen auch die Unternehmen flexibler und dynamischer werden. Das Zauberwort heißt „Agiles Arbeiten“ und ist viel mehr als einfach nur ein neuer Trend …

So auch bei dem Kunden, einem Service-Dienstleister mit bundesweiter Aufstellung, der Global DiVision um Hilfe bei der Umsetzung bat. Die bisherige, klassische Top-Down-Organisation konnte mit der Geschwindigkeit des Marktes besonders im Neugeschäft nicht mehr mithalten. Die Frage war nicht, ob das Unternehmen agiler werden muss, sondern wie es agiler werden kann.

Eigenverantwortliche Teamarbeit
Für die Umsetzung muss das Unternehmen buchstäblich auf den Kopf gestellt werden. Die Pyramide wird umgekehrt. Die Manager stützen nun die breite Plattform, auf der die Teams eigenverantwortlich arbeiten. Aus Kontrolle und Anleitung wird Unterstützung und Ermutigung. Klare Ziele und Leitlinien ersetzen eine kleinteilige Planung und ermöglichen so eine schnelle Reaktion bei Veränderungen und unerwarteten Ereignissen.

Agile Strukturen vorbereiten
Besonders die neue Rolle der Teams will gut vorbereitet sein. Ein gutes Team setzt sich immer aus sehr unterschiedlichen Charakteren zusammen. Mehr Freiheit bedeutet auch mehr Verantwortung. Wer selbstständig handelt, muss auch für seine Fehler geradestehen. Hochqualifizierte und engagierte Mitarbeiter nehmen diese Herausforderung meist gern an. Andere fühlen sich vielleicht durchaus wohl damit, nur Vorgaben bestmöglich zu erfüllen – sie möchten gar nicht mehr Verantwortung übernehmen. Und die Führungskräfte befürchten Kontrollverluste und sehen ihre Rolle im neuen System nicht.

Hier spielen die Human Resources und die Management-Ebene eine entscheidende Rolle bei der Einführung agiler Strukturen und Prozesse. Der Erfolg hängt unmittelbar von der Zusammenstellung der Teams ab. Neue Mitarbeiter sollten insbesondere danach ausgesucht werden, dass sie ein hohes Maß an Eigenverantwortung mitbringen und auch einfordern. „Die Teambuilding-Prozesse sollten professionell begleitet werden, entweder von der entsprechend geschulten HR-Abteilung oder von kompetenten externen Beratern wie Global DiVision“, so der Human Resources Direktor.
Am Ende bedeutet das: Eine derartige Umstellung kann man nicht einfach beschließen. Agile Organisationsstrukturen werden step by step entwickelt, ein Unternehmen wächst buchstäblich in diese neue Struktur hinein. Besonders die Mitarbeiter und das untere und mittlere Management sollten behutsam vorbereitet und mitgenommen werden. Sonst geht der Schuss nach hinten los.